Gestión documental empresarial
Digitalitza, organitza i controla la informació de la teva empresa
Centralitza, organitza i digitalitza la informació del teu negoci per trobar cada document quan el necessitis, agilitzar processos i reduir tasques manuals.
Molt més que passar del paper a la pantalla
La digitalització converteix els documents físics en fitxers digitals, facilitant que la informació deixi de dependre del paper i es pugui emmagatzemar i tractar electrònicament.
La gestió documental va un pas més enllà: permet organitzar, classificar, relacionar i localitzar aquests documents, controlar qui hi pot accedir i gestionar la informació durant tot el seu cicle de vida.Factures, contractes, albarans, correus electrònics i altres fitxers poden passar així d’estar repartits entre papers, carpetes i ordinadors a formar part d’un entorn documental més organitzat i accessible.
Tens dubtes sobre gestió documental i digitalització?
Què puc digitalitzar? Puc automatitzar processos? S'integra amb els programes que ja utilitzo?
Més agilitat i control sobre els teus documents
Simplifica la gestió de la informació, redueix el temps dedicat a tasques manuals i facilita l'accés a la documentació que necessites de forma ràpida, ordenada i segura.
Estalvia temps
Localitza documents i informació ràpidament, sense perdre temps buscant entre carpetes, correus o arxius dispersos.
- Factures i albarans
- Contractes i expedients
- Correus i documents
Simplifica la feina diària
Agilitza les tasques administratives i redueix els processos manuals per treballar de forma més eficient.
- Aprovacions
- Validacions
- Arxiu automàtic
Més control i seguretat
Mantén un major control i protegeix la informació mitjançant permisos d'accés i una gestió més segura dels arxius.
- Permisos d'accés
- Control de versions
- Historial d'activitat
Accés i col·laboració
Facilita l'accés a la informació i l'intercanvi de documents entre usuaris i departaments.
- Accés remot
- Documents compartits
- Treball entre equips
Del document al procés automatitzat
Un cop digitalitzada, la documentació pot reconèixer-se, classificar-se i processar-se perquè la informació arribi on correspon i determinades tasques puguin realitzar-se de forma automàtica.
La tecnologia s'adapta a la teva manera de treballar
Cada organització gestiona la seva documentació de manera diferent. Per això, a Reinpe treballem amb DocuWare i PaperCut, dues tecnologies amb diferents enfocaments per cobrir necessitats de digitalització, gestió documental i automatització.
Analitzem els teus processos i configurem les funcionalitats que millor s’adapten a la teva manera de treballar.
Tota la teva documentació, sota control
DocuWare centralitza tota la documentació de la teva organització en un únic entorn digital, facilitant-ne l'organització, la cerca i l'accés. A més, permet automatitzar processos i fluxos de treball, com aprovacions o validacions, i integrar la informació amb altres aplicacions de la teva empresa.
Què pots fer?
- Centralitzar i organitzar documents
- Cercar i localitzar informació
- Automatitzar processos i aprovacions
- Integrar amb ERP, CRM i altres aplicacions
Digitalitza i distribueix amb facilitat
PaperCut facilita la captura i processament de documents directament des de l'equip multifunció, permetent reconèixer informació mitjançant OCR i configurar com es processa i on s'envia cada fitxer.
Què pots fer?
- Digitalitzar documents
- Reconèixer informació amb OCR
- Processar documents
- Enviar a la destinació corresponent
Demo gratuïta de gestió documental
Vols tenir tota la teva documentació sota control?
Sol·licita una demo personalitzada i descobreix com la digitalització documental pot transformar el dia a dia de la teva empresa.
- Sense compromís ni permanència
- Resposta ràpida i personalitzada
- Més de 35 anys d'experiència
Tot el que necessites saber
Resolem els dubtes més habituals sobre digitalització i gestió documental.
Què és la gestió documental i per a què serveix?
La gestió documental permet organitzar, centralitzar i controlar la informació d’una empresa, facilitant l’accés als documents i agilitzant els processos relacionats amb ells.
Quina és la diferència entre digitalitzar i gestionar documents?
Digitalitzar consisteix a convertir documents físics en fitxers digitals. La gestió documental va més enllà: permet organitzar-los, localitzar-los, compartir-los, controlar-ne l’accés i gestionar els processos associats.
Quins tipus de documents es poden gestionar?
Factures, albarans, contractes, comandes, pressupostos, expedients, correus electrònics i, en general, la documentació que forma part dels processos d’una empresa.
Es poden automatitzar processos documentals?
Sí. És possible automatitzar tasques com l’arxiu i classificació de documents, circuits d’aprovació, avisos, validacions o determinats processos administratius.
Com es protegeix la informació i els documents?
Les solucions de gestió documental permeten establir permisos i nivells d’accés perquè cada usuari pugui consultar o gestionar únicament la informació que li correspon.
Es pot accedir als documents des de fora de l'oficina?
Sí. Depenent de la solució implantada, els usuaris autoritzats poden accedir a la documentació de manera remota i segura.
Com es localitza un document dins del sistema?
Els documents poden organitzar-se i localitzar-se mitjançant diferents criteris, com client, proveïdor, data, tipus de document, referència o altres dades associades.
La gestió documental serveix també per a petites i mitjanes empreses?
Sí. La solució pot adaptar-se al volum de documentació, nombre d’usuaris i processos de cada empresa.
Es pot integrar amb els programes que ja utilitza la meva empresa?
Moltes solucions de gestió documental poden integrar-se amb altres eines empresarials, com ERP, CRM o programes de comptabilitat. Les possibilitats dependran dels sistemes utilitzats i de les necessitats de cada projecte.
He de digitalitzar tota la documentació de la meva empresa per començar?
No. La implantació pot realitzar-se de manera progressiva, començant pels documents o processos on la digitalització i automatització aportin un major benefici.
